Canal interno de comunicación y denuncia

1.- Definición y finalidad.

El presente Canal Interno de Comunicación y Denuncia (en adelante, el “Canal” o el “Canal Interno de Comunicación y Denuncia”) tiene por objeto establecer un procedimiento de comunicación con el Comité de Cumplimiento Normativo sobre aquellas conductas o hechos de los que se tenga conocimiento, relacionados con actuaciones u omisiones presuntamente delictivas o generadoras de un riesgo de imputación penal para la sociedad AERTEC Solutions, S.L. y sociedades vinculadas (en adelante, “AERTEC”).

El presente Canal deberá ser utilizado por todos y cada uno de los miembros de los órganos de gobierno, el equipo directivo y empleados en general de AERTEC (en adelante, los “Miembros”), con independencia de su concreta categoría profesional.

2.- Obligación de Comunicación.

El cumplimiento de las medidas establecidas en este Canal es obligatorio para todos los Miembros de AERTEC.

Todo Miembro de AERTEC deberá comunicar, a través del procedimiento descrito en el Apartado 3 del presente procedimiento, cualquier conducta o hecho que pudiese ser considerado como una infracción de los procedimientos internos de AERTEC y/o de la legislación vigente y, por ende, suponer un riesgo de imputación penal.

A título de ejemplo, son conductas susceptibles de ser comunicadas empleando el procedimiento establecido en este Canal:

• Aquéllas que supongan una infracción de lo preceptuado en el Modelo de Organización y Gestión para la Prevención de Delitos.
• Las establecidas en el Código de Conducta de AERTEC.
• Lo dispuesto en los procedimientos internos de obligado conocimiento para los Miembros.

El uso del presente procedimiento debe estar ajustado a las exigencias de la buena fe y debe ser empleado con rigor, así como de forma seria por los Miembros de AERTEC. No se podrá emplear este Canal bajo móviles ilegítimos, personales o contrarios a la buena fe.

En caso de confirmarse que un Miembro de AERTEC hubiera formulado una comunicación falsa, esta conducta podrá ser objeto de procedimiento disciplinario conforme a lo previsto en el Procedimiento Sancionador y en el convenio colectivo que le resulte de aplicación, sin perjuicio de cualesquiera otras responsabilidades, incluso penales, en que pudiera haber incurrido.

Ningún empleado podrá ser objeto de procedimiento disciplinario alguno por comunicar hechos o conductas que creía infringían los estándares mínimos de ética de AERTEC, siempre que su comunicación y actuación estén amparadas por un comportamiento ético y bajo la convicción de que se actuaba de forma correcta y en el marco de la buena fe.

En este sentido, podrán adoptarse igualmente aquellas medidas disciplinarias establecidas conforme al Convenio Colectivo que resulte de aplicación y demás legislación laboral, en caso de que, conociendo una conducta susceptible de generar un riesgo de imputación penal, ésta no sea debidamente comunicada.

3.- Procedimiento.

3.1.- Inicio del Procedimiento.

El procedimiento se inicia mediante comunicación dirigida por cualquier Miembro de AERTEC al Comité de Cumplimiento Normativo en la que se constate que se ha tenido conocimiento de:

• Conductas que puedan suponer un riesgo de imputación penal por la presunta comisión de un delito.
• Comunicaciones que reciba de que AERTEC o cualquiera de sus empleados está incurso en procedimiento judicial penal con motivo de hechos relacionados con las funciones desarrolladas en las distintas áreas de actividad.
• Las comunicaciones que reciba sobre requerimiento de documentación o información sobre AERTEC o sobre cualquiera de los Miembros por Autoridades Judiciales, Ministerio Fiscal, Tribunal de Cuentas, Administraciones Públicas o de las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado con motivo de hechos relacionados con las funciones desarrolladas en las distintas áreas de actividad, siempre que dichos requerimientos sean de índole penal.

3.2.- Comunicación.

La comunicación se efectuará cumplimentando el modelo  en línea del Formulario de Denuncia , acceder aquí, o adjuntando la información que se especifica en el Anexo I, debiendo adjuntar toda la documentación de la que se disponga y que sirva de soporte justificativo de la misma.

La persona comunicante tiene el deber de guardar secreto sobre la comunicación formulada, así como sobre la identidad de la persona o personas a que se refiere la comunicación, de los hechos y documentación objeto de la misma. Asimismo, deberá estar plenamente disponible para cooperar con el Comité de Cumplimiento Normativo durante todo el proceso de investigación de los hechos comunicados.

El comunicante guardará copia de la comunicación y de la documentación adjunta a la misma.

3.3.- Tramitación de la comunicación.

La comunicación se enviará al Comité de Cumplimiento Normativo preferentemente a través de correo electrónico, de correo ordinario o cualquier otro medio que permita acusar recibo del envío efectuado.

Las direcciones de envío de comunicaciones al Comité de Cumplimiento Normativo son las siguientes:

• Correo electrónico a: aertec@fmclegal.es
• Por correo ordinario a la siguiente dirección postal con certificado de acuse de recibo.

José Alfredo Corbalán

Abogado

C/ Duquesa de Parcent, 8 29001 Málaga

El Comité de Cumplimiento Normativo mantendrá actualizada en la Intranet de AERTEC las direcciones a las que se deberán dirigir las comunicaciones.

En caso de duda, y como criterio general, el comunicante consultará con el Comité de Cumplimiento Normativo cualquier conducta sospechosa o inusual que, en su opinión, pudiera implicar riesgo de imputación delictiva para AERTEC o cualquiera de sus Miembros. La consulta se efectuará utilizando los mismos cauces que la comunicación de una conducta presuntamente al margen de los estándares mínimos de ética y de la que se tenga constancia de su presunto riesgo de imputación delictiva, debiendo indicar expresamente en el documento tal circunstancia.

3.4.- Evaluación de la comunicación.

Una vez que el Comité de Cumplimiento Normativo reciba una comunicación, se acusará recibo al Miembro comunicante de AERTEC y se procederá a su inmediato análisis y comprobación. Las comunicaciones que se formulen deberán contener, al menos, los siguientes datos:

• Nombre de la persona que comunica y, en su caso, de quien la represente.
• Relato de hechos comunicados, posibles testigos o pruebas de que disponga.
• Identificación del medio de contacto preferido a efectos de notificaciones.

El Comité de Cumplimiento Normativo tras efectuar el análisis y comprobación de la comunicación podrá, de acuerdo con lo previsto en su Estatuto:

• Inadmitir la comunicación por no apreciar conducta o hecho que pudiera acarrear implicaciones penales, poniendo en su caso los hechos en conocimiento del departamento correspondiente si se apreciasen otro tipo de implicaciones, en especial, la posible comisión de conductas constitutivas de infracción laboral.
• Admitir la comunicación presentada por apreciar hechos o conductas que pudieran conllevar implicaciones pen El Comité de Cumplimiento Normativo informará al comunicante de su decisión y abrirá el correspondiente procedimiento de investigación interna.

3.5.- Investigación.

El procedimiento investigador se iniciará en el momento en que el Comité de Cumplimiento Normativo admita una comunicación presentada por los medios de envío señalados anteriormente y tendrá una duración de 30 días, pudiendo ser dicho plazo prorrogado una única vez, en otros 30 días más.

El procedimiento se adecuará a los siguientes principios básicos rectores, a los que deberán atenerse todas las personas que participan en el mismo:

• Rapidez. – Procedimiento ágil, sin demoras injustificadas en su tramitación.
• Confidencialidad. – Protección al honor, a la intimidad personal y familiar y dignidad de todas las personas implicadas.
• Presunción de inocencia de cualquier persona implicada.
• Objetividad, autonomía e independencia del procedimiento mediante la investigación exhaustiva y rigurosa de los hechos comunicados y el tratamiento justo para todas las personas afectadas, sin aceptarse injerencias de ningún tipo por parte de otros departamentos.

El Comité de Cumplimiento Normativo mantendrá una entrevista con la persona denunciada, quien podrá acudir asistida de una persona de su elección. La entrevista deberá ser adecuadamente documentada en un acta que además tendrá que ser firmada por todas las personas presentes en la entrevista. Finalizada la misma, se le concederá un plazo de 10 días hábiles al trabajador denunciado para que pueda formular alegaciones en su descargo. En el acta de la entrevista deberá hacerse constar expresamente el apercibimiento al trabajador del traslado de dicho plazo.

El Comité de Cumplimiento Normativo finalizará el procedimiento investigador mediante la emisión, en el plazo de 5 días, de un dictamen de conclusiones (en adelante, el “Dictamen” o el “Dictamen de Conclusiones”) en alguno de los siguientes sentidos:

• Resolviendo elevar al Órgano de Administración de la empresa el Dictamen con el resultado de la investigación, por entender que la conducta es de riesgo de imputación penal.
• Acordando no dar traslado del Dictamen al Órgano de Administración de la empresa con independencia de su forma, por entender que, tras el análisis efectuado, la comunicación de presunta conducta de riesgo de imputación penal, no tiene base fáctica suficiente. En tal caso, se procederá a archivar el expediente, sin perjuicio del traslado al Departamento de Recursos Humanos, según proceda.

El Dictamen de Conclusiones deberá incluir, como mínimo, la información referida en el apartado 5.1. del Estatuto del Comité de Cumplimiento Normativo, así como los oportunos razonamientos de la decisión adoptada.

En este sentido, podrá incluir, entre otras, la propuesta de:

• Abrir expediente disciplinario contra el infractor al amparo del convenio colectivo que le fuera de aplicación, de concluirse que ha ejecutado una conducta que podría ser constitutiva de infracción laboral.

• Abrir expediente disciplinario contra el comunicante al amparo del convenio colectivo que le fuera de aplicación, de concluirse que su conducta al comunicar los hechos o conductas podría haber vulnerado la buena fe.
• Adoptar medidas correctoras para prevenir que los hechos o conductas puedan volver a ejecutarse en el seno de AERTEC.
• Comunicar los hechos o conductas a las autoridades judiciales o administrativas correspondientes.
• Determinar que no se ha ejecutado conducta alguna que generara un riesgo de imputación delictiva para AERTEC o para cualquiera de sus miembros.

3.6.- Resolución.

El Comité de Cumplimiento Normativo resolverá sobre las medidas que estime pertinente adoptar con motivo del riesgo de imputación penal, dando traslado de su decisión al Órgano de Administración de la empresa. Asimismo, se informará de la decisión al Departamento de Recursos Humanos para que, antes de que expire el plazo de tramitación de la investigación y previo a su examen:

• Emita la resolución que proceda y proponga, en su caso, la sanción correspondiente en caso de confirmarse la comisión de una infracción.
• Comunique la propuesta a los representantes legales de los trabajadores afectados en los casos de infracciones y sanciones de carácter grave y muy grave de llevar a cabo las medidas adoptadas según los procedimientos específicos establecidos al efecto.

3.7.- Información al comunicante.

El Miembro de AERTEC que, por medio del procedimiento establecido en este Canal, comunique una actuación u omisión susceptible de implicar un riesgo de imputación penal, será informado por el Comité de Cumplimiento Normativo del resultado de su comunicación.

El contenido de dicha información se concretará en un resumen de la tramitación de la investigación realizada, si se ha tomado algún tipo de medida correctiva o si se procederá a la mejora de los procedimientos internos y si, en su caso, se va a realizar algún tipo de actuación adicional.

La información que se facilite al miembro de AERTEC que haya remitido la comunicación no podrá contener los detalles de la investigación realizada ni referirse a personas concretas, sino que deberá ser enunciada con carácter general, teniendo siempre en cuenta la naturaleza confidencial de la información y los derechos que puedan asistir a terceros, incluido, pero no limitado, al presunto infractor.

4.- Derecho al Honor, a la Intimidad Personal y Familiar y a la Propia Imagen. Protección de Datos Personales.

Se garantizará siempre y en todo momento el derecho a la intimidad, el honor y a la propia imagen de todas las personas que participen o se vean involucradas, directa o indirectamente, en las actuaciones establecidas en el presente procedimiento.

En las comunicaciones realizadas durante el procedimiento, se recurrirá a un número de expediente, omitiéndose en todo caso cualquier identificación de las personas implicadas.

Todas las personas que intervengan en las actuaciones derivadas del presente procedimiento tendrán la obligación de guardar secreto (deber de sigilo) sobre los datos e informaciones a los que hayan tenido acceso durante la tramitación del mismo. La transgresión de esta obligación será sancionable.

En todo caso, se dará cumplimiento a lo regulado en la normativa de Protección de Datos de Carácter Personal, respecto a todas las personas involucradas en las actuaciones establecidas en el presente Canal.

5.- Conservación de documentación.

Será obligatorio conservar todos aquellos documentos que puedan servir de soporte probatorio de la conducta o hechos objeto de la comunicación durante el periodo de tiempo en que se mantenga el riesgo de incidencia con efectos penales o exista obligación legal de conservación de dichos documentos.

Tendrá la consideración de documento todo soporte tangible o intangible que contenga información lo suficientemente precisa y relevante como para poder determinar que una conducta presuntamente delictiva se está produciendo y quiénes son las personas involucradas en la misma, o el departamento en el seno del cual dicha conducta está teniendo lugar.

En particular, se conservarán especialmente, para su eventual uso en toda investigación o análisis en caso de iniciarse una investigación por un órgano administrativo, judicial, Ministerio Fiscal, Defensor del Pueblo, Tribunal de Cuentas u organismo análogo o con funciones investigadoras, los documentos o registros que acrediten adecuadamente:

• Las conductas de riesgo presuntamente detectadas.
• Los intervinientes.
• Los Dictámenes de Conclusiones de la incidencia.
• Las comunicaciones generadas en el curso de la tramitación del procedimiento.
• La totalidad de informes internos y externos emitidos, notas internas, correos electrónicos intercambiados entre el personal de AERTEC al respecto de la incidencia, etc.
• Las actas del Comité de Cumplimiento Normativo en las que se recoja información relacionada con incidencias comunicadas o detectadas.

El inicio del cómputo del plazo de custodia comenzará desde que se emita el Dictamen de Conclusiones de la incidencia de riesgo de imputación penal. En todo caso, el sistema de archivo deberá asegurar la adecuada gestión y disponibilidad de la documentación, tanto a efectos de control interno, como de atención en tiempo y en forma de los requerimientos de cualesquiera autoridades u organismos y entes públicos que vengan amparados por la normativa que resulte de aplicación.

Los documentos se almacenarán en soportes ópticos, magnéticos o electrónicos que garanticen su integridad, confidencialidad, la correcta lectura de los datos, su no manipulación y su adecuada conservación y localización. Y ello, sin perjuicio de que también puedan ser almacenados en soporte papel.

6.- Reserva y confidencialidad de la información y documentación.

Se impone la obligación de guardar reserva y confidencialidad sobre la información y documentación que sean objeto de comunicación a través del presente Canal a todas aquellas personas que tuvieran conocimiento de la misma.

El incumplimiento de esta obligación podrá conllevar la incoación de procedimiento disciplinario de conformidad con el convenio colectivo que le fuere de aplicación al infractor y demás legislación aplicable.

Sin perjuicio de lo manifestado, el anonimato estará garantizado, salvo que en aquellas ocasiones en las que por imperativo legal -comunicación de los hechos a la autoridad judicial o administrativa – deba facilitarse la identidad de la persona comunicante. No obstante, fuera de estos supuestos excepcionales, no se dará a conocer la identidad de la persona comunicante, quien será siempre protegida de cualquier represalia que, con motivo de su comunicación, pudiera dirigirse contra él.

7.- Auditorías internas y/o externas.

El presente Canal y las obligaciones contenidas en el mismo, estarán sometidas a auditorías internas y/o externas periódicas de seguimiento de su cumplimiento.

8.- Normativa Interna de Prevención de Riesgos Penales.

La normativa interna de AERTEC para la Prevención de Riesgos Penales consta recogida en los procedimientos internos de prevención de riesgos penales, disponibles para todos los miembros de AERTEC a través de su Intranet.

El conocimiento y aplicación de los referidos procedimientos es preceptiva para todos los Miembros de AERTEC.

ANEXO I: FORMULARIO DE COMUNICACIÓN O DENUNCIA

Tiene la opción de formular si denuncia online (clic aquí) o mediante escrito en el que se incluya el máximo posible de la siguiente información:

• Nombre y apellidos del denunciante
• Cargo y departamento que ocupa en AERTEC
• Persona o grupo de personas a las que afecta
• Nombre y apellidos de la persona presunta infractora
• Comunicación de la incidencia
• Nombre y apellidos de los testigos (si los hubiera)
• Documentación adjunta
• Medio preferido de contacto
• Fecha y firma